Faq GDPR | Quali sono gli obblighi del Titolare del trattamento?

Quando un'azienda (in qualità di Titolare del trattamento) invia comunicati stampa a un giornalista, deve rispettare tre obblighi principali previsti dal GDPR.

Il titolare deve comunicare al giornalista le modalità di utilizzo dei suoi dati, ai sensi dell'art. 13 del GDPR. Questa informativa deve indicare chiaramente le finalità del trattamento, la base giuridica applicata e i destinatari dei dati.

È obbligatorio stabilire una valida base giuridica per il trattamento, la quale può variare in base alle valutazioni del titolare.

• Può essere il consenso esplicito, qualora l'azienda sia in grado di raccoglierlo.
• Può essere il legittimo interesse dell'azienda a diffondere la propria notizia. Se si opta per questa base, il titolare è obbligato a effettuare una valutazione di bilanciamento per assicurarsi che i propri interessi non prevarichino i diritti fondamentali del giornalista, adottando misure di sicurezza maggiori in caso di necessità.

L'azienda ha l'onere di tenere un registro aggiornato delle attività di trattamento, nel quale deve essere esplicitamente inclusa anche l'attività svolta dall'ufficio stampa (ovvero l'uso dei dati dei giornalisti per l'invio dei comunicati).

Se l'azienda sceglie di abbonarsi a una banca dati esterna, molte di queste incombenze amministrative e tecniche (come l'invio delle informative, l'analisi delle basi giuridiche, l'adozione di misure di sicurezza informatica all'avanguardia e la complessa gestione del continuo aggiornamento o cancellazione dei dati) vengono svolte e garantite direttamente dal fornitore della banca dati. Questo sgrava enormemente il singolo ufficio stampa dal dover organizzare una struttura interna dedicata alla gestione di ogni singolo aggiornamento (es. cambi di testata o di argomenti del giornalista).

Risposta a cura dell’avvocato Gaia Morelli, membro del comitato privacy dell’Ordine Avvocati di Roma, specializzata nella gestione delle tematiche di governance, compliance, del GDPR.