Faq GDPR | La PA deve raccogliere il consenso dei giornalisti?

Sì, la Pubblica Amministrazione, e in particolare il suo ufficio stampa, deve assicurarsi di avere il consenso dei giornalisti prima di inviare loro comunicati stampa via email. Tuttavia, le regole per la raccolta di tale consenso prevedono una certa flessibilità:

Non è richiesto un modulo scritto

Per inserire un giornalista in una mailing list non è più strettamente necessario fargli firmare un documento in cui acconsente esplicitamente al trattamento dei dati.

Consenso tramite azioni positive

Il consenso può essere manifestato in altri modi, come ad esempio attraverso la consegna o la scansione di un biglietto da visita.

Obbligo di documentazione nel registro privacy

L'ufficio stampa ha comunque il dovere di documentare l'avvenuto consenso. Questo significa che l'acquisizione del contatto (es. il ricevimento del biglietto da visita in una certa data) deve essere annotata nel registro dei trattamenti previsto dal regolamento privacy, specificando le categorie di soggetti e la base giuridica che legittima l'uso di quei dati.

Utilizzo di liste vecchie

Anche qualora si vogliano utilizzare liste di contatti preesistenti, l'amministrazione deve essere in grado di dimostrare di aver ricevuto il consenso in maniera espressa (anche se non per iscritto).

L'alternativa delle agenzie esterne

Un'altra strada percorribile per le pubbliche amministrazioni è quella di non raccogliere direttamente i contatti, ma di affidarsi ad aziende esterne. Queste società si occupano di raccogliere dati sempre aggiornati basandosi sul legittimo interesse previsto dal regolamento privacy, per poi metterli a disposizione degli uffici stampa.

Risposta a cura dell’avvocato Gaia Morelli, membro del comitato privacy dell’Ordine Avvocati di Roma, specializzata nella gestione delle tematiche di governance, compliance, del GDPR.