Ufficio stampa della Pubblica Amministrazione: come lavorare bene con risorse limitate

Gli uffici stampa della pubblica amministrazione hanno il compito di garantire il diritto dei cittadini all’informazione, un mandato sancito dalla Legge 150/2000, che disciplina le attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni italiane. 

L’addetto stampa di un ente pubblico non costruisce brand awareness, non difende gli interessi di un cliente pagante: produce comunicazione istituzionale, neutrale e formale, che segue l’indirizzo politico e amministrativo dell’ente.

Ma un mandato diverso non significa sfide più semplici.

Il più importante strumento di lavoro di un ufficio stampa è la lista dei contatti. Nella pubblica amministrazione capita spesso che questa lista sia costruita nel tempo da addetti stampa che si avvicendano, senza che esista una precisa procedura di verifica e sistematico aggiornamento delle informazioni.

Con nuove testate che aprono, altre che chiudono, giornalisti che cambiano testata o servizio e altri che chiedono di essere rimossi dalle liste, bastano poche settimane perché una lista di contatti diventi obsoleta.

Il risultato è che inevitabilmente la copertura cala, i comunicati non raggiungono i giornalisti giusti e l’efficacia della comunicazione istituzionale si riduce.

L’inefficienza della comunicazione non è l’unico rischio al quale si espongono le PA che utilizzano database obsoleti.

Il GDPR si applica infatti agli enti pubblici esattamente come ai soggetti privati: chi gestisce un database di contatti giornalistici è il Titolare del trattamento ai sensi della normativa, con tutti gli obblighi che ne derivano. Rispondere alle richieste di cancellazione entro i termini, garantire l'aggiornamento dei dati, documentare le procedure di gestione sono tutte responsabilità in capo all’ente.

Le sanzioni previste dal GDPR arrivano fino al 4% del fatturato annuo o 20 milioni di euro e, in contesto pubblico, la responsabilità può estendersi al dirigente responsabile sotto forma di danno erariale.

La maggior parte degli uffici stampa pubblici invia comunicati stampa attraverso il programma di posta dell’ente, strumenti pensati per la corrispondenza ordinaria e non per invii massivi a decine o centinaia di destinatari.

Le conseguenze sono due, una tecnica, l’altra operativa.

• Quella tecnica è che siccome i server di posta degli enti pubblici non sono configurati per gestire grandi moli di invii, bastano pochi invii massivi ripetuti nel tempo per compromettere la reputazione del dominio istituzionale e finire nelle blacklist dei principali provider di posta. Quando succede, il problema può penalizzare anche le comunicazioni ordinarie.
• La conseguenza operativa è che con un client di posta standard, che non registra le aperture, non traccia i bounce, non gestisce le cancellazioni automatiche e non produce nessun report di invio e apertura, diventa impossibile valutare l'efficacia delle comunicazioni.

Mediaddress è l’applicazione all-in-one che copre l’intero flusso di lavoro degli uffici stampa, dal database contatti all’invio dei comunicati, fino al monitoraggio degli articoli pubblicati.

Da oltre 35 anni, sono numerosi gli uffici stampa di comuni, fondazioni, associazioni e federazioni che hanno adottato Mediaddress proprio perché risolve alla radice le problematiche che abbiamo descritto.

Con Mediaddress l’ufficio stampa dispone di un database Italia con oltre 36.500 contatti costantemente aggiornati grazie a più di 170.000 verifiche, 80.000 aggiornamenti e 3,7 milioni di articoli analizzati ogni anno.

Il Titolare della Raccolta e del Trattamento dei dati è Mediaddress, che gestisce i consensi, gli aggiornamenti e le cancellazioni. In questo modo gli enti vengono sollevati dalle responsabilità e dalle incombenze previste dal GDPR.

Inoltre, Mediaddress è la prima e ad oggi l’unica azienda italiana nel suo settore ad essere certificata ISO 9001 e ISO 27001, per la qualità dei dati e per la sicurezza delle informazioni: una tutela in più per l’ente che, in caso di contestazioni, è sollevato anche dalla culpa in vigilando, ovvero la responsabilità di aver scelto un fornitore non affidabile.

Mediaddress integra un tool di spedizione professionale che aumenta il tasso di consegna dei comunicati stampa, riduce il rischio di finire nello spam e genera report di invio e aperture pronti per essere condivisi.

Dall’editor per la creazione dei comunicati al supporto dell’intelligenza artificiale per creare le mailing list, Mediaddress offre tutto ciò che serve all’ufficio stampa con un unico abbonamento.