Come scrivere un comunicato stampa: guida Mediaddress 2026

Una notizia scritta male può segnare negativamente la sorte del nostro comunicato, ma un comunicato senza notizia è forse ancora peggio.

Il report “Giornalisti e uffici stampa 2026”, rilasciato gratuitamente da Mediaddress, evidenzia un serio problema legato alla pertinenza dei comunicati inviati: solo 11 su 100 risultano utili ai giornalisti.

Se la notizia non è pertinente il comunicato finisce dritto nel cestino. Non solo: l’81% degli intervistati considera la non pertinenza una ragione sufficiente per bloccare il mittente.

Il comunicato stampa non è un post per i social, né una brochure pubblicitaria. Deve essere redatto in stile giornalistico, pronto per essere "passato" in pagina con il minimo sforzo da parte del redattore.

Cosa evitare assolutamente:

• Subordinate infinite: periodi complessi con più di due o tre "che" o "perché" appesantiscono la lettura e confondono gli algoritmi di sintesi AI.
• Aggettivazione eccessiva: termini come "leader di settore", "rivoluzionario" o “unico" sono percepiti come rumore di fondo e minano la credibilità del comunicato se non sono accompagnati da numeri e fatti.
• Tono promozionale: il già citato report indica che il 72% degli 800 giornalisti intervistati mette in blacklist i mittenti di comunicati con un taglio troppo promozionale.

Il tone of voice deve essere coerente con il brand, ma adattato al mezzo. Un comunicato istituzionale avrà un registro formale, mentre uno legato al lifestyle può permettersi una maggiore brillantezza. Tuttavia, la struttura deve rimanere fissa:

• Titolo: deve contenere la notizia (massimo 70-80 caratteri).
• Attacco: riassume le 5W (Chi, Cosa, Dove, Quando, Perché).
• Corpo del testo: approfondimenti in ordine decrescente di importanza (struttura a piramide rovesciata).
• Boilerplate: la breve descrizione dell'azienda.

Attenzione alla completezza delle informazioni: dal report “Giornalisti e uffici stampa 2026”, risulta che al 28% degli intervistati capita spesso che i comunicati non riportino i contatti dell’ufficio stampa o dell’azienda.

L'equilibrio tra lessico specifico e divulgativo è la chiave per la pubblicazione.

• Per i media verticali: usa termini tecnici corretti per dimostrare competenza.
• Per i media generalisti: "traduci" il concetto tecnico in un beneficio concreto per il lettore.

Se devi presentare la stessa notizia ad entrambe le tipologie di testata, crea due comunicati e due liste distinte.

Il report “Giornalisti e uffici stampa 2026” ci viene nuovamente in aiuto: 

• il 52,1% dei giornalisti preferisce ricevere il comunicato allegato email,
• il 40,2% opta per il testo diretto nel corpo del messaggio
• e solo il 3,5% predilige l’email in formato HTML graficamente curato.

Ciò che conta, oltre alla pertinenza agli argomenti trattati dal giornalista, sono la sintesi, la lunghezza ideale è di 600 parole per il 76% degli intervistati e la completezza delle informazioni rese disponibili a corredo del comunicato.

I giornalisti chiedono infatti che il comunicato sia accompagnato da video/fotografie (68%) e approfondimenti (52%) scaricabili da un’area download (50%) così da non appesantire la mail.

Se vuoi che il tuo comunicato abbia successo devi pensare ad ogni comunicato che spedisci come a un tassello specifico nella relazione tra te e ogni singolo giornalista che lo riceve. Ogni comunicato che spedisci è l’occasione per acquisire informazioni che ti permetteranno di essere sempre efficace nell’ottenere la sua attenzione e la pubblicazione della tua notizia.

Sia che tu conosca già il giornalista, sia che si tratti di una prima occasione di contatto, utilizza l’intro o la chiusura della mail per fare in modo che l’interlocutore si ricordi di te e annota nella sua scheda ogni dettaglio dell’interazione.

Un capitolo del report “Giornalisti e uffici stampa 2026” è dedicato agli errori più gravi che un addetto stampa può commettere con i giornalisti: il follow-up è uno dei terreni più scivolosi.

Alla domanda “Quando un addetto stampa dovrebbe fare follow-up?”, il 76% degli intervistati risponde “Solo dopo una mia richiesta in tal senso” e addirittura “Mai” il 13%. Non solo, il 42% reagisce all’insistenza bloccando la fonte.

Da oltre 35 anni Mediaddress semplifica e ottimizza il lavoro degli addetti stampa fornendo il database di contatti più aggiornato e una suite di funzionalità che coprono l’intero flusso di lavoro, dalla creazione della mailing list all’invio del comunicato, fino alla rassegna stampa.

Per quanto riguarda più strettamente l’efficacia del comunicato, Mediaddress offre 3 vantaggi:

• un database Italia con 40.000 contatti che include tra le informazioni anche gli articoli più recenti scritti dal giornalista per massimizzare la pertinenza dei tuoi invii;
• la possibilità di personalizzare il database aggiungendo altri contatti e, in ogni scheda, ulteriori dettagli e annotazioni;
• un editor integrato per creare o perfezionare il tuo comunicato stampa anche con il supporto dell’AI.