Mailing list giornalisti: 5 consigli per comunicati che non finiscono nel cestino

Un comunicato stampa può essere perfetto (titolo efficace, attacco chiaro, notizia genuina, dati accurati) e finire comunque nel cestino. Perché? Perché è stato inviato al giornalista sbagliato. Sembra banale, vero?

Eppure il report “Giornalisti e uffici stampa 2026” fotografa un gigantesco problema di targeting: su 100 comunicati inviati, solo 11 risultano utili al giornalista che li riceve, mentre gli altri 89 vengono ignorati.

Ecco 5 consigli, con numeri emersi dal report, per costruire mailing list precise e raggiungere i giornalisti giusti. 

L’errore più diffuso è pensare che le probabilità di pubblicazione dipendano dal numero di giornalisti raggiunti. È vero il contrario. La logica della quantità risulta estremamente penalizzante:

• il 52% dei giornalisti che riceve comunicati non pertinenti chiede la cancellazione dalla mailing list;
• il 24% arriva a bloccare il mittente.

Oltre a non ottenere più pubblicazioni, ti sei precluso l’accesso futuro all’attenzione dei giornalisti che smettono di considerarti una fonte autorevole.

Il criterio guida deve essere uno solo: ogni contatto deve avere una ragione specifica per ricevere quel comunicato. Non “copre economia” in senso lato, ma “scrive di startup e innovazione nel settore manifatturiero”. 

I tre criteri con cui un giornalista valuta un comunicato sono, nell’ordine:

• la pertinenza rispetto ai propri interessi (79%),
• la completezza delle informazioni (66%)
• e la notiziabilità del contenuto (64%).

Il dato sugli 89 comunicati su 100 che vengono ignorati non deve scoraggiare:

• l’email è il mezzo di contatto preferito dal 96,4% dei giornalisti
• e l’84,9% considera i comunicati stampa una fonte autorevole.

I giornalisti non possono fare a meno dei comunicati stampa. Bisogna solo lavorare con accuratezza sul comunicato e sulle mailing list.

La stessa notizia avrà un aspetto totalmente diverso a seconda che esca su una testata generalista o specialistica.

Inviare lo stesso comunicato ad entrambe le testate è un errore: titolo, angolo di interesse e scelta dei termini devono adattarsi in modo che la notizia non risulti astrusa per il pubblico di una testata e superficiale per quello dell’altra.

Quindi, due liste distinte e due comunicati stampa distinti.

L’idea che un’email grafica e ben formattata aumenti le probabilità di lettura non trova riscontro nei dati.

Secondo il report “Giornalisti e uffici stampa 2026”, 

• il 52,1% dei giornalisti europei preferisce ricevere i comunicati come allegato email; 
• il 40,2% preferisce il testo direttamente nel corpo del messaggio
• mentre solo il 3,5% predilige le email HTML con layout grafici ricercati.

Vuoi essere davvero accurato e dimostrare la tua accuratezza al giornalista? Fatti dire come preferisce ricevere il comunicato, annota anche questo dettaglio nella sua scheda e a costo di complicarti un po’ la vita crea liste distinte anche in base a questo criterio.

Attenzione anche alla lunghezza: per il 76% dei giornalisti, il comunicato ideale non supera le 600 parole.

“Ha ricevuto il comunicato?” Il follow-up telefonico non piace ai giornalisti.

Il dato dalla report è netto: 

• Il 76% dei giornalisti europei vuole ricevere un follow-up solo se lo ha esplicitamente richiesto (“l’argomento mi interessa, mi chiami appena può”). 
• Il 12,9% non lo vuole mai, in nessun caso. 
• Eccesso di follow-up? Il 42% dei giornalisti non esita a inserire l’addetto stampa in blacklist.

Anche in questo caso vale la pena di capire in che modo preferisce essere contattato il giornalista e annotare la preferenza nella sua scheda.

Ogni giorno nascono nuovi blog e testate, altre chiudono, i giornalisti si spostano, cambiano redazione e recapiti e bastano poche settimane per rendere una lista obsoleta. Una lista non aggiornata produce bounce, segnalazioni spam e, di conseguenza, danni alla reputazione del dominio.

Non solo: il GDPR, regolamento europeo per la protezione dei dati, si applica anche all’invio di comunicati stampa. Utilizzare dati al di fuori del legittimo interesse, per esempio inviare un comunicato che parla di automotive a un giornalista che nel frattempo è passato ad occuparsi di pesca, oppure non dare tempestivamente seguito alla richiesta di disiscrizione da una lista, espone l’ufficio stampa e il cliente a contestazioni e pesanti sanzioni.

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